13 Tipps für hilfreiches Feedback, das auch wirklich ankommt

Seien Sie ehrlich

Wenn Sie nicht sagen, was Sie wirklich denken, ist Ihr Feedback wertlos. Meiner Erfahrung nach, sind Personen besonders dann nicht ehrlich, wenn sie nichts zu sagen haben (z.B. weil sie nicht ganz freiwillig Feedback geben) oder sich nicht kompetent genug fühlen, auch kritisches Feedback auf eine gute Art und Weise zu vermitteln.
Dabei muss Ihnen klar sein, dass alles, was Sie sagen, durch nonverbale Signale wie Lautstärke, Gestik oder Mimik begleitet wird. Wir nehmen diese nonverbalen Botschaften bei anderen Personen (oft unbewusst) wahr und wenn diese nicht mit dem übereinstimmen, was diese Person tatsächlich sagt, tendieren wir dazu, den nonverbalen Botschaften Glauben zu schenken (Kanitz, 2014).
Daraus folgt, dass es besser ist, ehrliches Feedback zu geben. Das bedeutet nicht, dass Sie alles sagen müssen, was Sie denken. Aber das, was Sie rückmelden, sollten Sie auch wirklich so sehen.

Seien Sie authentisch

Zu authentisch gehört für mich, dass Sie nicht einfach irgendwelche Konzepte übernehmen, die Sie mal in einem Kurs gehört oder irgendwo gelesen haben. Die Sandwichmethode ist hier ein gutes Beispiel. Für die, die sie nicht kennen: Bei dieser Methode gibt man jemandem zuerst positives Feedback, spricht dann einen Verbesserungspunkt an und schließt wiederum mit positivem Feedback ab. Das kann sinnvoll sein – besonders, um sicherzugehen, dass auch positive Rückmeldungen gegeben werden! Wenn Sie sich aber mehr auf die Reihenfolge als Ihr Gegenüber konzentrieren oder die Methode zur verwenden, um möglichst elegant negatives Feedback zu “verstecken”, dann richten Sie damit mehr Schaden an, als es Ihnen hilft. Das Gleiche gilt für Kommunikationsmodelle. Die gewaltfreie Kommunikation kann ein sehr hilfreiches Tool sein, das ich in der einen oder anderen Form auch gerne in Mediationen verwende. Wenn Sie jetzt doch zu Ihrem Chef gehen und sagen “Wenn ich sehe, dass Sie meinen Projektvorschlag nicht angenommen haben, bin ich traurig, da ich das Bedürfnis nach Anerkennung habe und ich bitte Sie, mir zu sagen, was Sie an meiner Arbeit schätzen” werden Sie damit möglicherweise nicht sehr erfolgreich sein (außer Sie haben auch sonst diese Form der Kommunikation).

Feedback ist subjektiv – kommunizieren Sie das!

Niemand hat die Wahrheit oder Realität gepachtet. Wir alle haben eine selektive Wahrnehmung und wir interpretieren das Verhalten anderer auf Basis unseres Wissens, unserer Erfahrungen und Erwartungen. Das sollte auch bei Ihrem Feedback zum Ausdruck kommen. Ich-Botschaften eigenen sich besonders gut dafür. Also anstatt jemandem an den Kopf zu werfen “Du bist total rücksichtslos” versuchen Sie es mit “Ich brauche Ruhe zum Arbeiten und wenn du mit deiner Freundin telefonierst, kann ich mich nicht konzentrieren.”

Beschreiben Sie die Wirkung, die das Verhalten des/der anderen auf Sie hat

Beim Feedback geht es darum, anderen rückzumelden, wie Ihr Verhalten bei anderen ankommt. Erstaunlicherweise geht aber genau das bei vielen Feedbacks total unter. Besonders bei positivem Feedback. “Gute Präsentation” ist zwar nett und ist auch eine Form des Feedbacks, aber nicht besonders hilfreich. Was hat die Präsentation für Sie gut gemacht? Dass Beispiele von anderen Unternehmen vorgestellt wurden, was Ihr Interesse geweckt hat? Dann sagen Sie das!

Beschreiben Sie das Verhalten nicht die Persönlichkeit

Wenn Sie jemanden als nervig bezeichnen, werden Sie erstens vermutlich einigen Widerstand hervorrufen und zweitens geben Sie dadurch zu verstehen, dass Sie dies als feste Charaktereigenschaft sehen, die nicht veränderbar ist. Was genau tut denn diese Person, was Sie als nervig empfinden? Wenn Sie es nicht wissen, sparen Sie sich das Feedback und reflektieren Sie, bis Sie drauf kommen. Wenn Sie es benennen können, tun Sie das! Wenn Sie sagen “Ich mag mich in den Kaffeepausen mit niemandem unterhalten, da ich diese Zeit brauche, um einfach mal abzuschalten” kann ihr Gegenüber wahrscheinlich damit sehr gut umgehen. Auf jeden Fall besser als mit der Aussage: “Du bist so nervig!”

Seien Sie konkret und klar

Wie viele Personen versuchen, durch unterschwellige Botschaften wie Gesichtsausdrücke oder Tonfall etwas mitzuteilen und sind dann total sauer, dass das nicht gelingt? Jeder von uns kennt wahrscheinlich so Beispiele, wo jemand in so einem bestimmten Tonfall sagt “nein, das ist überhaupt kein Problem, dass du mir nicht dabei hilfst”, aber wehe das Gegenüber nimmt das wörtlich und beteiligt sich wirklich nicht.
Wenn Sie also wollen, dass etwas ankommt, sagen Sie es deutlich. Beschreiben Sie konkret die Aspekte des Verhaltens, die Sie als hilfreich, überzeugend, unpassend oder kontraproduktiv empfunden haben (Rademacher, 2014). Führen Sie konkrete Beispiele an, so dass Ihnen der/die GesprächspartnerIn folgen kann.
In einer Studie von Kanning und Rustige (2012) war die Klarheit des Feedbacks der wichtigste Faktor für die Zufriedenheit mit dem Feedback sowie die Akzeptanz des Feedbacks.

Ermöglichen Sie Austausch

Austausch zwischen den GesprächspartnerInnen ist sehr wichtig. So kann es zum Beispiel sein, dass eine Führungskraft den Eindruck hat, sehr wertschätzend mit ihren MitarbeiterInnen umzugehen. Die Schilderung einer MitarbeiterIn einer bestimmten Situation, in der sie das Verhalten der Führungskraft als respektlos empfunden hat, wird von der Führungskraft als Einzelsituation abgetan. Beim weiteren Gespräch entdecken die beiden, dass die Führungskraft aufgrund ihrer hohen Führungsspanne nur wenig Zeit mit dieser MitarbeiterIn verbringt und sich nur an sie wendet, wenn etwas nicht so klappt, wie geplant. Die unter Stress geäußerten Bemerkungen werden von der Führungskraft als Einzelsituationen empfunden, da sie in Relation zur gesamten Interaktionszeit mit allen MitarbeiterInnen sehr selten auftreten. Für die Mitarbeiterin, die ihre Führungskraft jedoch nur in Stresssituationen erlebt, besteht der Hauptteil der Interaktion aus diesen Bemerkungen.

Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen, Wünsche und Ziele

Anstatt nur Fehler aufzuzählen und in allen Details zu schildern, was Sie nicht möchten, konzentrieren Sie sich darauf, Ihre Wünsche und Erwartungen mitzuteilen und konkrete Vorschläge zu machen, wie der/die andere sich verhalten könnte (Lorenz & Rohrschneider, 2014; Rademacher, 2014). Nur wenn klar ist, was das Ziel ist, können auch Maßnahmen gesetzt werden, um es zu erreichen. Lassen Sie dabei auch den/die FeedbacknehmerIn Vorschläge machen, denn er/sie kennt die eigene Situation am besten.

Achten Sie auf Intensität und Zeitpunkt

Wenn Sie zu viel Feedback auf einmal geben (besonders wenn es sich um kritisches Feedback handelt), ist es sehr wahrscheinlich, dass der/die FeedbacknehmerIn unsicher und demotiviert wird (Kanitz, 2015). Dies führt mit erhöhter Wahrscheinlichkeit dazu, dass Sie und Ihr Feedback abgelehnt werden. Menschen brauchen Zeit, um Feedback zu bearbeiten, besonders, wenn dieses eine Fremdbild-Selbstbild-Diskrepanz auslöst (Lorenz & Rohrschneider, 2014).
Wenn Sie wollen, dass Ihnen jemand wirklich zuhört und reflektiert, was Sie sagen, achten Sie darauf, dass diese Person auch wirklich gerade in der Lage ist, dies zu tun. Zwischen Tür und Angel ist die Aufmerksamkeit meist nicht sehr groß.

Achten Sie auf Ihre innere Haltung – seien Sie respektvoll

Gegenseitiger Respekt ist eine Voraussetzung für gutes Feedback. Wenn Sie einer bestimmten Person gegenüber keine respektvolle Grundhaltung einnehmen können, sind Sie nicht die richtige Person für Feedback. Denken Sie daran, dass Sie Ihre innere Haltung auch nonverbal vermitteln.
Zu respektvoll gehört auch, dass Sie Ihr Feedback entsprechend vorbereiten und reflektieren. Wie wäre es für Sie, ein solches Feedback zu erhalten? Könnten Sie es nachvollziehen und annehmen?

Haben Sie den Mut, auch positive Rückmeldungen zu geben

Dies scheint manchmal irgendwie besonders schwierig zu sein. Unser Gehirn ist so darauf programmiert, Fehler zu finden, dass es viel einfacher ist, eine lange Liste an Verbesserungsvorschlägen zusammen zu stellen, als etwas Positives zu sagen. Ich habe vor kurzem gehört, wie jemand gesagt hat: “Tut mir Leid, ich kann dir nicht wirklich Feedback geben, du hast kaum was falsch gemacht.” Für mich klingt das nach eine Situation, in der man problemlos viel Feedback geben kann! Wann hat sich der Gedanke verbreitet, dass man nur von negativem Feedback lernen könne? Leute müssen wissen, was Sie gut und richtig machen! Positives Feedback  kostet nicht viel Zeit, hat aber eine große Wirkung. So steigt die Motivation und auch MitarbeiterInnen, die Schwierigkeiten haben, positives Feedback anzunehmen, profitieren davon, es zu erhalten (Rademacher, 2014). Positives Feedback gibt dem/der FeedbacknehmerIn die Möglichkeit, neue Stärken zu entdecken und zu entwickeln. Ausreichend ehrliches positives Feedback erhöht außerdem die Akzeptanz für kritische Rückmeldungen (Doppler & Lauterburg, 2005). Unternehmen, die also nach dem Motto leben “Nicht geschimpft ist genug gelobt”, verzichten damit auf ein großes Entwicklungspotential.

Erwarten Sie nicht, einer Meinung zu sein

Falls Sie jemals ein Buch über Feedback gelesen oder an einer Schulung teilgenommen haben, haben Sie vermutlich gehört, dass Feedback ein Geschenk ist. Dem stimme ich prinzipiell zu (wobei es auch auf die Art des Feedbacks ankommt). Mit Ihrem Feedback geben Sie der anderen Person etwas sehr Wertvolles. Wir können nur wissen, wie wir auf andere wirken, wenn diese ihre Wahrnehmung mit uns teilen. Wie bei jedem anderen Geschenk, geben Sie dieses weiter und es ist die Entscheidung der beschenkten Person, was diese damit macht. Vielleicht stimmt Ihnen die Person, der Sie Feedback geben sofort zu, vielleicht dauert es einige Zeit und vielleicht werden Sie nie einer Meinung sein. Dies ist auch nicht das Ziel von Feedback! Seien Sie also nicht enttäuscht und denken Sie nicht, das Feedback hätte nichts gebracht!

Beschreiben Sie, ohne zu werten

Gutes Feedback beschreibt die Verhaltensweisen der Person, die Feedback bekommt, und deren Wirkungen auf den/die FeedbackgeberIn ohne zu werten oder zu interpretieren (May, 2011; Werry, 2012; Doppler & Lauterburg, 2005; Proksch, 2014). Wenn es in der Situation passend ist, können Sie gemeinsam nach Gründen für ein bestimmtes Verhalten suchen. Lassen Sie dabei aber immer den/die andere zuerst zu Wort kommen und vermeiden Sie Interpretationen. Sie können nicht hundertprozentig wissen, welche Beweggründe Ihr Gegenüber für die eine oder andere Verhaltensweise hat und niemand wird gern ungebeten von anderen analysiert.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit dem Geben von Feedback? Was haben Sie als hilfreich erlebt? Was war bzw. ist für Sie schwierig? Ich freue mich auf Ihren Kommentar!

Quellen:

Doppler & Lauterburg (2005). Change Management: Den Unternehmenswandel gestalten.
Kanitz (2014). Feedbackgespräche.
Lorenz & Rohrschneider (2014). Praktische Psychologie für den Umgang mit Mitarbeitern: Wirkungsvoll und leistugnsorientiert führen. 2. Auflage.
May (2011). Das Checklistenbuch: Die wichtigsten Organisatoinshilfen für das Büromanagement.
Proksch (2014). Konfliktmanagement im Unternehmen: Mediation und andere Methoden für Konflikt- und Kooperationsmanagement am Arbeitsplatz. 2. Auflage.
Rademacher (2014). Leichter führen und besser entscheiden: Psychologie für Manager.
Werry (2012). Führung: Auf die letzten Meter kommt es an.