Würden Sie Konflikte in Ihrem Unternehmen gerne systematisch und kompetent lösen? Dann bietet sich vielleicht eine Form von innerbetrieblichem Konfliktmanagementsystem für Sie an.
Ein innerbetriebliches Konfliktmanagementsystem ist ein Paket an koordinierter Maßnahmen, die direkt in die Unternehmenskultur implementiert werden. Es ermöglicht die systematische Bearbeitung auftretender Konflikte. Jeder weiß genau, wann wer Ansprechpartner ist und welcher Prozess genutzt wird, um diese schnell und kompetent zu lösen.
Die Implementierung eines Konfliktmanagementsystems ist ein Projekt, das das ganze Unternehmen umfasst und im Vergleich zu einem einzelnen Workshop eine größere zeitliche und finanzielle Investition bedeutet.
Die Frage ist also: Welchen Nutzen hat ein Konfliktmanagementsystem?
1. Die Erstanalyse bringt Ihnen umfassende Informationen
Die Implementierung eines Konfliktmanagementsystems beginnt mit einer Evaluierungsphase. Sie erhalten umfassende Informationen über Stärken und Schwächen des Unternehmens, über die Konfliktkultur und die Effektivität der bisher gesetzten Maßnahmen. Sie erhalten auch einen Einblick in Ihre bisherigen Konfliktkosten und das finanzielle Einsparungspotential, das ein Konfliktmanagementsystem bietet.
2. Ein innerbetriebliches Konfliktmanagementsystem reduziert negative Konfliktkosten
Unbearbeitete Konflikte verursachen hohe Kosten, beispielsweise durch verlorene Aufträge, Verzögerungen, Krankenstände und Fluktuation. Diese Kosten bringen im Gegensatz zur Investition in ein Konfliktmanagementsystem keinen weiteren Nutzen. Sie werden daher als negative Kosten bezeichnet.
Um eine Größenordnung zu haben: KPMG (2009) fand bei der Befragung von 4000 Industrieunternehmen ua folgende Kosten:
- Die Kosten betragen im Durchschnitt pro Mobbingfall 60.000€.
- Ca. 25% des Umsatzes hängen von der Kommunikationsqualität ab.
Wie Sie die Konfliktkosten in Ihrem Unternehmen berechnen können, erfahren Sie hier.
3. Ein innerbetriebliches Konfliktmanagementsystem sorgt dafür, dass Probleme frühzeitig erkannt und bearbeitet werden
Ich werde immer wieder mal zu Konflikten gerufen, die über 10 Jahre andauern. Die ursprünglichen KonfliktpartnerInnen arbeiten möglicherweise gar nicht mehr im Unternehmen, aber die KollegInnen führen den Konflikt stellvertretend weiter. Es wurden bereits mehrere Teams und Führungskräfte involviert. Es haben sich hunderte einzelne Situationen angesammelt, die den Konflikt weiter verschärft haben. Die Fluktuation ist hoch und die Motivation niedrig. Wir finden in den meisten Fällen auch diesen komplexen Fällen eine Lösung, aber Unternehmen mit einem innerbetrieblichen Konfliktmanagementsystem fangen diese Konflikte wesentlich früher ab.
Je einfacher es für die Betroffenen ist, sich bei auftretenenden Konflikten beraten zu lassen, desto früher tun sie dies auch. Bei einem innerbetrieblichen Konfliktmanagementsystems, sind die Konfliktanlaufstellen niederschwellig sind und werden dadurch eher genutzt. Außerdem werden durch die Einführung eines Konfliktmanagementsystems die Konfliktlösekompetenzen der MitarbeiterInnen und Führungskräfte erhöht. Dadurch werden Probleme frühzeitig abgefangen und Konflikte bearbeitet, bevor diese eskalieren.
4. Ein innerbetriebliches Konfliktmanagementsystem entlastet Führungskräfte sowie MitarbeiterInnen und steigert die Produktivität
Führungskräfte verbringen 30-50% ihrer wöchentlichen Arbeitszeit mit den Reibungsverlusten von Konflikten1! Durch ein innerbetriebliches Konfliktmanagementsystem gibt es geeignete Anlaufstellen für Konflikte im Betrieb und Führungskräfte können mehr Zeit für die Führung des Teams und ein produktives Arbeiten verwenden.
Konflikte sind lähmend. Probleme, die nicht angesprochen werden, stehen unbearbeitet im Raum und zeigen sich oft durch Intrigen, Gerüchte und kontraproduktives Verhalten. Die Produktivität fällt massiv ab, MitarbeiterInnen schaden einander und dem Unternehmen, wichtige MitarbeiterInnen verlassen das Unternehmen, Aufträge gehen verloren etc. Die Folgen von unbearbeiteten Konflikten sind weitreichend. Je länger man wartet, desto mehr eskaliert der Konflikt und desto schwieriger wird die Bearbeitung.
Ein Konfliktmanagementsystem ermöglicht ein rasches Eingreifen und verhindert schädigende Eskalationen.
Wenn man sicher sein kann, dass nicht hinter dem Rücken schlecht über einen geredet wird, ist das Betriebsklima besser und die MitarbeiterInnen können sich auf ihre Arbeit konzentrieren.
5. Ein innerbetriebliches Konfliktmanagementsystem unterstützt das Change-Management
Damit Change-Projekte in Unternehmen erfolgreich umgesetzt werden können, müssen Personen, die sich eine Veränderung wünschen, auf Personen treffen, die das alte System bewahren wollen. Erst wenn der Konflikt zwischen alt und neu produktiv bearbeitet wird, wird Platz für etwas Neues geschaffen. Ein innerbetriebliches Konfliktmanagementsystem sorgt dafür, dass dieser Prozess konstruktiv und produktiv umgesetzt wird. Dadurch werden alle an Bord geholt und alle wichtigen Punkte bedacht.
6. Ein innerbetriebliches Konfliktmanagementsystem baut Kompetenzen auf und gibt Möglichkeiten für MitarbeiterInnen sich weiterzuentwickeln
Ein Teil des Konfliktmanagements ist das Training von MitarbeiterInnen und Führungskräften zu Themen wie Kommunikation, Teamdynamik und kompetenter Umgang mit Konflikten. Diese Kompetenzen bringen auch Vorteile in Beziehungen nach außen (zu KundInnen, Lieferanten etc.) sowie im Privatleben der MitarbeiterInnen, was sich wiederum positiv auf die Arbeit auswirkt.
7. Ein innerbetriebliches Konfliktmanagementsystem schafft dauerhafte, interne Ressourcen
Neben allgemeinen Schulung für MitarbeiterInnen, werden auch einzelne MitarbeiterInnen dazu ausgebildet, ihre KollegInnen in Konfliktfragen zu beraten (sogenannte Konfliktlotsen oder Konfliktcoaches). Bei einer gewissen Unternehmensgröße kann es auch Sinn machen, interne MediatorInnen auszubilden.
Durch die internen AnsprechpartnerInnen sind die Beratungsangebote niedrigschwellig und bei Problemen gibt es rasche interne Unterstützung.
Das Know-How bleibt im Unternehmen und es gibt weniger externe Abhängigkeit.
8. Ein innerbetriebliches Konfliktmanagementsystem fördert Innovation und Kreativität
Konflikte, die konstruktiv bearbeitet werden, haben viele Vorteile. Sie sorgen für notwendige Veränderungen, Innovation, Kreativität, neue Lösungen und dafür, dass bei wichtigen Projekten alle Aspekte bedacht werden.
9. Ein innerbetriebliches Konfliktmanagementsystem senkt die Fehlerrate
Gerade in Organisationen, in denen Fehler weitreichende Folgen haben können (denken Sie zum Beispiel an Krankenhäuser, wo es zu OP-Fehlern durch Kommunikationsschwierigkeiten und Konflikten kommen kann), lohnt sich ein innerbetriebliches Konfliktmanagementsystem. Je besser die Kommunikation im Unternehmen, desto eher wird Feedback gegeben. Je besser die Betriebskultur, desto leichter werden Fehler angesprochen und ausgeräumt.
10. Ein innerbetriebliches Konfliktmanagementsystem stärkt ein positives Unternehmensimage
Ein innerbetriebliches Konfliktmanagementsystem sorgt nicht nur für eine größere Loyalität und Bindung der MitarbeiterInnen, es spielt auch bei der Akquise neuer MitarbeiterInnen eine große Rolle. Denn niemand, der es sich aussuchen kann, möchte in einem Unternehmen arbeiten, in dem Konflikte nicht konstruktiv gelöst werden und somit täglich eine große Belastung darstellen.
Wie läuft so eine Implementierung von einem innerbetrieblichen Konfliktmanagementsystem ab?
Wenn Sie jemanden mit der Implementierung eines innerbetrieblichen Konfliktmanagementsystems beauftragen wollen, wird diese Person erstmal ein paar Informationen von Ihnen benötigen.
In diesem Zusammenhang eine kleine Warnung: Beauftragen Sie niemanden, der Ihnen ein Konzept vorstellt, ohne Ihr Unternehmen zu kennen. Das mag vielleicht bei der Einführung einer neuen Software noch funktionieren, aber ein Konfliktmanagementsystem, das nicht perfekt zum Unternehmen passt und sich in bestehende Strukturen einfügt, wird nicht erfolgreich sein und kann sogar mehr Schaden anrichten als es Nutzen bringt.
Zurück zu den Informationen: Der/die BeraterIn wird von Ihnen wissen wollen, was Ihre Gründe für die Einführung eines Konfliktmanagementsystems sind, welche Ziele Sie damit erreichen wollen, welche Entwicklungsschritte in Ihrem Unternehmen geplant sind und welche Rolle ein Konfliktmanagementsystem dabei spielen kann. Wichtig ist auch, herauszufinden, was es bereits an bestehendem Konfliktmanagement gibt. Bestehende Konfliktanlaufstellen liefern wertvolle Informationen und müssen früh an Board geholt werden. Es ist außerdem, wie bei jedem Veränderungsprojekt wesentlich herauszufinden, ob und welche Versuche bereits unternommen wurden. In einem Unternehmen, das bereits mehrere gescheiterte Organisationsentwicklungsprojekte hinter sich hat, muss man sich darauf einstellen, dass es schwierig sein wird, die MitarbeiterInnen für ein neues Projekt zu begeistern. Da ist ein besonderer Fokus auf die Informationspolitik und den Vertrauensaufbau nötig.
Um die nötigen Informationen für eine Konzepterstellung zu erhalten, werden MitarbeiterInnen und Führungskräfte in einem weiteren Schritt befragt, um ein Bild vom Unternehmen zu bekommen: Wie ist das Arbeitsklima? Welche Konflikt- und Kommunikationskultur herrscht bisher? Wie ist die Zufriedenheit mit den bisherigen Konfliktmanagementmaßnahmen?
Für diese Fragen eigenen sich besonders persönliche Gespräche oder Workshops, da im Gegenteil zu schriftlichen Befragungen nachgefragt werden kann und der/die BeraterIn ein besseres Gespür für das Unternehmen und die MitarbeiterInnen bekommt.
Auf Basis der erhaltenen Informationen wird von dem/der BeraterIn ein Konzeptvorschlag für die Einführung und Evaluation eines (erweiterten) Konfliktmanagementsystems erstellt. Dieser Vorschlag wird den internen Verantwortlichen präsentiert und bei Bedarf angepasst.
Quellen:
(1) KPMG (2009). Konfliktkostenstudie – Die Kosten von Reibungsverlusten in Industrieunternehmen.
