So bringen Ihnen Projektevaluationen wirklich etwas

Was kann eine Evaluation bewirken?

Evaluationsschleifen in Veränderungsprojekten führen zu einer höheren Beteiligung und damit Selbstverantwortung der MitarbeiterInnen, da diese erleben, dass Sie in gewissem Maße Einfluss auf das Projekt nehmen können. Evaluationen ermöglichen Ihnen außerdem, möglichst frühzeitig Verbesserungspotentiale zu nutzen. Und noch ein wichtiger Punkt: Sie schaffen im Unternehmen ein Klima, in dem die Freude daran, etwas Neues zu entdecken vorherrscht und nicht die Angst vor Fehlern.

Worauf sollen Sie achten?

1. Definieren Sie das Ziel der Evaluation

Evaluationen können unterschiedliche Ziele haben, die in der Praxis meist eng verbunden sind. Sich jedoch zu überlegen, welches Ziel im Vordergrund stehen soll, ist wichtig für die Planung der Evaluation. Wollen Sie zu mehr Transparenz beitragen und Gespräche im Unternehmen fördern? Oder müssen Sie sich zwischen zwei Projekten entscheiden und wollen eine Grundlage für diese Entscheidung? Oder möchten Sie die Akzeptanz für eine Maßnahme erhöhen? Oder wollen Sie erfahren, wie eine Maßnahme im Unternehmen ankommt?
Überlegen Sie sich gut, was Sie mit der Evaluation erreichen wollen. Nur so können die richtigen Maßnahmen gesetzt werden.

2. Achten Sie auf eine professionelle Durchführung der Evaluation

Ein paar Fragen zu formulieren und MitarbeiterInnen vorzugeben, ist noch keine Evaluation. Ich begegne immer wieder so selbstgebastelten Evaluierungsbögen. Da passen dann die Antwortskalen nicht zu den Fragen. Oder es werden zwei Aspekte gleichzeitig abgefragt: “Der Kursleiter war wertschätzend und kompetent.” Und was, wenn dieser zwar wertschätzend war, aber leider nicht kompetent wirkte?

Dies ist kein Problem, wenn Sie eigentlich nur evaluieren, damit andere Leute denken, Ihnen sei Qualitätsmanagement wichtig. Wenn Sie jedoch wirklich das Potential einer Evaluation nutzen wollen und Ihnen eine echte Weiterentwicklung am Herzen liegt, muss die Evaluation gewissen Standards genügen.

Sie brauchen jemanden, der sozial und fachlich kompetent ist. Soziale Kompetenzen sind notwendig, da die Rolle des/der EvaluatorIn erfordert, mit Personen aus unterschiedlichen Bereichen zu kommunizieren, die sehr unterschiedliche Interessen haben können. So möchte ein/e AuftraggeberIn möglicherweise eine Entscheidungsgrundlage für zukünftige Investitionen, während für die Projektverantwortlichen wichtig ist, gut dazustehen. Die meisten fühlen sich nicht besonders wohl bei der Vorstellung, dass die eigene Arbeit evaluiert wird. Dies ist absolut verständlich und es obliegt hier des/der EvaluatorIn auch diesen Personen einen Nutzen aufzuzeigen oder zumindest ihnen genügend Raum zu geben, das eigene Projekt darzustellen. Auch betroffene MitarbeiterInnen wollen möglicherweise nicht an einer Evaluation teilnehmen, da sie negative Konsequenzen befürchten. Der/die EvaluatorIn muss also in der Lage sein, Akzeptanz für die Evaluation und Vertrauen in die eigene Person aufzubauen. Dies erfordert ein hohes Maß an Feinfühligkeit und Diplomatie (Bortz & Döring, 2009).

Neben der sozialen Kompetenz, ist die fachliche Kompetenz des/der EvaluatorIn wesentlich für den Erfolg. Fachlich kompetent bedeutet nicht, dass jemand Experte für das zu evaluierende Thema sein muss. Es geht viel mehr darum, dass Sie jemanden finden, der sich gut in empirischen Forschungsmethoden auskennt; weiß, wie ein Evaluationsdesign erstellt wird und statistische Analysen kompetent durchführen kann. Sie brauchen jemanden, der sich ein gutes Bild Ihres Unternehmens und Ihres Ziels macht. Sie brauchen jemanden, der nach bestimmten Kriterien vorgeht (z.B. die Standards der Deutschen Gesellschaft für Evaluation, nach denen Evaluationen nützlich, durchführbar, fair und genau sein sollen).

3. Finden Sie das richtige Konzept für Ihre Situation

Evaluationen können quantitativ oder qualitativ, anonym oder nicht anonym als Befragung, Beobachtung, Interview oder Workshop durchgeführt werden. Unter all diesen Methoden und Kombinierungsmöglichkeiten muss die Strategie gefunden werden, durch die am besten das definierte Ziel erreicht werden kann und die am besten zum jeweiligen Unternehmen und Projekt passt. Sonst läuft man Gefahr, zum Beispiel durch eine Befragung die MitarbeiterInnen zu demotivieren, da diese nach MitarbeiterInnenbefragung, Evaluierung psychischer Belastungen o.Ä. keine Lust haben, schon wieder einen Fragebogen auszufüllen. Oder man erhält keine ehrlichen Antworten, da die MitarbeiterInnen nicht bereit sind, in einem nicht anonymen Workshop offen Kritikpunkte anzusprechen.

4. Geben Sie dem/der EvaluatorIn die Möglichkeit, im Unternehmen präsent zu sein

Die Person, die die Evaluation durchführt, muss Vertrauen aufbauen können, sonst wird sie keine relevanten Informationen erhalten. Dieses Vertrauen wird nur aufgebaut, wenn der/die EvaluatorIn vor Ort im Unternehmen präsent sein kann. Sei es durch Informationsveranstaltungen, Workshops oder Interviews. Wenn Sie jemanden lediglich mit einer Online-Befragung und Auswertung beauftragen und die MitarbeiterInnen diese Person nie zu Gesicht bekommen, ist die Wahrscheinlichkeit sehr groß, dass ein Großteil der MitarbeiterInnen den Fragebogen entweder gar nicht erst ausfüllt oder nicht ehrlich beantwortet.

5. Bauen Sie die Evaluation in das Projekt ein

Machen Sie sich bereits vor Start eines neues Projekts oder einer neuen Maßnahmen Gedanken über die Evaluation. So erhalten Sie frühzeitig Rückmeldungen und können Verbesserungen umsetzen. Sie haben außerdem kreativere Möglichkeiten, zu evaluieren. Ein Kunde von mir hat zum Beispiel MitarbeiterInnengespräche im Unternehmen eingeführt. Dazu gehörte eine Schulung der MitarbeiterInnen zum Thema Feedback. Durch die frühzeitige Planung der Evaluation konnte die Evaluierung der Schulung direkt in die Schulung als Feedbackübung einbaut werden. Damit schlug das Unternehmen zwei Fliegen mit einer Klappe und vermeid es, den TeilnehmerInnen nach der Schulung einen Evaluierungsbogen zukommen zu lassen, den dann sowieso nicht alle ausfüllen.

6. Betrachten Sie Evaluation nicht als Eintagsfliege

Wenn Sie sich als Unternehmen weiterentwickeln wollen, ist es nicht ausreichend, einmal eine Befragung oder einen Workshop zu machen. Besonders bei größeren Veränderungsprojekten stellen Sie langfristig Qualität nur durch regelmäßige Evaluationsschleifen sicher. Eine professionell durchgeführt Evaluation entspricht “in ihrer Wirkung einer Trainingsmaßnahme oder einem Coaching für Veränderungsprozesse” (Kraus & Rost, 2012).

7. Evaluieren Sie nicht, wenn Sie nicht bereit sind, etwas zu ändern

Immer wieder höre ich von MitarbeiterInnen: “Warum soll ich denn an der Mitarbeiterbefragung teilnehmen? Da ändert sich ja sowieso nichts!” Das MitarbeiterInnen diesen Eindruck haben, kann unterschiedliche Gründe haben. Manchmal wird eine Evaluation motiviert gestartet und dann holt einen das Alltagsgeschäft ein und das Projekt verläuft irgendwie im Sand. In anderen Fällen werden die Ergebnisse der Evaluation genutzt und es gibt vielleicht sogar zahlreiche Änderungen im Unternehmen, die jedoch nicht dementsprechend kommuniziert werden. Dadurch werden die Änderungen nicht mit der Evaluation in Verbindung gebracht, was dieser dann – aus Sicht des/der MitarbeiterIn – jeglichen Sinn nimmt. Und in manchen Unternehmen kann es wirklich passieren, dass es eigentlich gar kein Interesse an einer Veränderung oder Lernerkenntnis gibt und Evaluationen nur durchgeführt werden, um den Eindruck zu erwecken, dass Wert auf Qualität, MitarbeiterInnenzufriedenheit etc. gelegt wird. Damit wird jedoch auf längere Sicht mehr Schaden angerichtet, als es Nutzen bringt, da dies extrem demotivierend und vertrauenzerstörend sein kann. Daher mein letzter Tipp: Überlegen Sie sich, ob Sie wirklich wissen wollen, was ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Maßnahme bewirkt und ob Sie auch bereit sind, daraus die Konsequenzen zu ziehen. Planen Sie genügend Zeit nicht nur für die Durchführung, sondern auch für die Diskussion der Ergebnisse und die innerbetriebliche Kommunikation ein, sonst verzichten Sie auf einen Großteil des Nutzens, den Evaluationen bringen.

Haben Sie schon einmal an einer Evaluation teilgenommen (z.B. mittels Feedbackbogen nach einem Training, Mitarbeiterbefragungen etc.)? Wie waren dabei Ihre Erfahrungen? Hatten Sie den Eindruck, dass Ihre Meinung gehört wird?

 

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Quellen:

Bortz & Döring (2009): Forschungsmethoden und Evaluation.

Kraus & Rost (2012): Evaluation groß angelegter Veränderungsprojekte, in von Rosenstiel, von Hornstein & Augustin (Hrsg), Change Management Praxisfälle, Berlin, Heidelberg.

Deutsche Gesellschaft für Evaluation: DeGEval-Standards, http://www.degeval.de/?id=135.